Le mois d’octobre annonce la traditionnelle période de renouvellement des contrats de complémentaire santé. Les mutuelles santé adressent à leurs courtiers partenaires l’ensemble des pièces nécessaires à une information éclairée de la situation actuelle et des modifications à venir au renouvellement de leur contrat.
Chez SMATIS, le process débute au mois de novembre. Engagée pour l’environnement, la mutuelle dématérialise ces envois (lorsque le souscripteur ne s’y est pas opposé) et met l’ensemble des documents à disposition sur l’outil numérique SPS. Chaque courtier sera informé via une notification adressée par email, du dépôt du premier courrier. Au fur et à mesure de l’avancée des négociations, SMATIS enrichira l’espace documentaire SPS.
Renouvellement : que contient la notification ?
Pour clarifier les étapes de ce renouvellement, nous vous adresserons pour chacune des entreprises :
- Un courrier de renouvellement avec les avantages offerts à nos partenaires, et les nouveaux services et/ou projets à venir.
- Une note d’information retraçant les faits marquants de l’année écoulée. Ils peuvent être d’ordre règlementaire, interne à la mutuelle comme la mise à disposition d’un nouveau service pour le salarié ou le chef d’entreprise…
- Une lettre-avenant ou avenant au contrat santé collectif, accompagné(e) du nouveau tarif et de la nouvelle de grille de garanties. L’employeur a l’obligation d’informer chaque salarié des modifications des conditions du contrat santé auquel il est affilié. Pour ce faire, SMATIS dépose, une lettre-avenant à la notice ou un avenant à la notice salarié à remettre à chaque collaborateur. L’avenant au contrat collectif doit quant à lui, être retourné à la mutuelle dûment complété et signé. Il peut faire l’objet d’un envoi pour signature numérique sur simple demande auprès de nos équipes par email. Pour ce faire, nous aurons besoin du nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone portable du signataire dûment habilité. Un exemplaire sera à conserver par vos soins.
- C’est également lors de cet envoi que sont joints les tarifs pour l’année à venir.
Il appartient à chaque courtier de communiquer tous les documents auprès de ses entreprises clientes. La mise en conformité des contrats aux évolutions réglementaires prévue par ces documents sont dans l’intérêt du souscripteur (en vue de satisfaire à ses différentes obligations) et incidemment aux courtiers (au titre de son devoir de conseil).
Renouvellement : la dématérialisation des documents
A partir de 2023, SMATIS dématérialise ses avis d’échéance. Cela signifie que pour les salariés qui ont opté pour la dématérialisation de leurs documents de gestion, et qui règlent une cotisation non prise en charge par l’employeur, l’avis d’échéance de cotisation annuel correspondant sera mis à leur disposition sur leur espace client. Chaque salarié concerné en sera informé par une notification adressée par email.
